| 対象 | 入社後に仕事がうまくできるか不安な方。 |
| 概要 | 誰にでも実践可能で効果のある新入社員向けの仕事術を紹介します。 |
| 筆者 | Zuu [ ] ITエンジニア歴15年以上。 大手企業でも中小企業でもマネジメント経験がある現役エンジニア。 資格も積極的に取得。教育や採用も担当。  |
はじめに
この記事をご覧になられているということは、就職が決まったものの、入社後に仕事がうまくできるだろうかと不安を感じていらっしゃるのではないでしょうか。
その不安よくわかります。
筆者も、新卒入社と中途入社で2つの会社に入社しましたが、どちらも入社前は不安でいっぱいでした。
どうにかこれまでITエンジニアを続けてこられたのは、きちんとした仕事術を身につけることができたからだと思っています。幸い、現職では管理職を任され、比較的自由で時間的ゆとりのある生活をできております。
この記事(ブログ)では、あなたが入社前に感じている不安を少しでも解消したいという思いで、筆者が実践している仕事術を公開しております。主にITエンジニア向けに執筆しておりますが、普遍的な仕事術ですので他の職種の方でも十分効果のある内容となっているはずです。
※管理職から見て、部下にこのように仕事してほしいという観点も入っております。
いきなりすべて実践するのは難しいと思うので、重要なものから順に実践できるような構成にしてあります。まずはstep1だけでも試しに実践してもらえれば幸いです。
※確実に身につけるためには、本記事をブックマークをしておき、徐々にstepを進めていくようにすると良いと思います。
- 仕事でのストレスとなる「やり直し」を防ぐ方法を身につける。
- 「やり直し」を防ぎ、効率的に仕事をこなすことで時間的余裕を作る。
やり直しを防ぐ効率の良いおすすめの仕事術(基礎編)
会社の研修では、会社の経営理念や業務内容、部署の仕事内容(作業内容)は丁寧に教えてもらえることが多いですが、上司に評価される効率的な仕事の進め方を教えてもらえる機会は意外と少ないです。
この記事を参考にして、上司とうまく仕事ができるようになりましょう。上司から見て管理しやすい部下に見える仕事術なので、パワハラ対象にならないためにも役立つかと思います。
step1：目的(ゴール)と期日を確認する
仕事をうまくこなすためには、以下の2つを行うことが絶対に必要です。
- 目的およびゴールを確認する。
- 期日を確認する。
それぞれ具体的に説明していきます。身につくまで何度も復習することをおすすめします。
目的(ゴール)を確認する
まず最初に、「目的(ゴール)を確認する」について説明します。具体的な説明の前に、「仕事(ITエンジニアの場合はプロジェクト)」の意味を確認してみましょう。
目的を達成するために構成される組織やその業務のこと。
「目的を達成」つまり「これが達成できたら終了」というものがあるのです。
これはプロジェクト全体だけでなく、その一部分となるあなたの仕事もそうです。目的を知らずに仕事をしてしまうと、求められていることからずれてしまうことがあります。これがうまく仕事ができない原因となります。
自分ではできたと思って上司に成果を見せても、上司が設定している終了条件を達成していない場合は「やり直し」を命じられる可能性が高くなってしまいます。
優秀な上司であれば仕事を振る時に目的も一緒に教えてくれることもありますが、教えてもらえなかった場合は自分から確認するようにしましょう。それが「やり直し」を防ぐことになります。
何度もやり直しをさせられると、メンタル的に本当にきつくなります。ご自身を守る意味でも、目的の確認は最重要項目であると考えてください。
また、最初に目的を確認したときは理解したつもりであったとしても、作業を進めていくとわからなくなってくることがあると思います。
※誰でもあることですので、ご心配なさらずに。
そのようなときは、恥ずかしがらずに上司に再度確認しましょう。もちろん、この時に教えてもらって当たり前というような態度で上司に確認するのは厳禁です。教えを乞う姿勢を見せれば、丁寧に教えてくれるはずです。
※2回確認したぐらいで「前に言ったよね？」と言ってくる上司は残念ながら良い上司とは言えないでしょうね。
上司側からすれば、わからないことがでてきた時点で確認に来てくれるのは本当にありがたいです。わかっていないのに進めてしまったせいで出来上がってきたものが想定と全然違ったり、わからないことを隠されたり放置されたりすることのほうが困りますからね。
繰り返しになりますが、「目的の確認(何をするのか、どうやってやるのか、など)」を最初にしっかりやりましょう。
- 最初(仕事に取り掛かる前)に、「目的」を確認する。
- 途中でよくわからなくなったら再確認する。
期日を確認する
続いては、「期日を確認する」について説明します。プロジェクトには、もう1つの側面があります。再度、別のサイトでプロジェクトの意味を確認してみましょう。
「プロジェクトとは、独自のプロダクト、サービス、所産を創造するために実施する有期性のある業務」
「有期性がある」つまり「期日がある」ということです。よく考えれば、当たり前ですよね。学校の宿題やレポートでさえも期日があったかと思います。
それは会社の仕事も一緒です。期日までに求められているものを提出(納品)するというのが仕事の鉄則となります。それができるからこそ、対価としてお金がもらえるというわけですね。
そのためには、まず期日を知っておく必要があります。上司から指定がなかった場合は、自分から確認するようにしましょう。
上司側からすれば、期日までにきちんと仕事を終わらせてくれる部下は信頼度が高くなります。信頼度が高い部下には、良い仕事(雑用ではなくスキルアップにつながるもの)を振りたくなるものです。
意外にも、仕事はスタートダッシュがとても大事だったりします。最初に上司に良い印象を与えて好循環を作り出すと、会社員生活がうまくいきます。逆に新入社員時代に、「期日を守れないダメな部下」の烙印を押されてしまうと、人の印象は中々覆りません。
繰り返しになりますが、「期日の確認(いつまでに終わらせれば良いか)」を最初にしっかりやりましょう。
- 最初(仕事に取り掛かる前)に、「期日」を確認する。
- 「期日」までに終わらせることを積み重ねて、上司からの信頼を勝ち取る。
step2：進捗率と完了見込みを定量的に管理する
仕事をしていると上司から「あの件どこまで進んだ？」と聞かれたり、会社や部署によっては定例会議で進捗報告をする機会があります。
仕事中に急に話しかけられたりして準備ができていなかったりすると、緊張もあいまって言葉が出てこず上手く説明することができないといったことを経験することになります。
学生時代にすでに似たような経験したことありませんか？
例えば、授業中に先生にあてられた時など、です。
そういう状態になってしまうのは、「準備」ができていないからだと言えます。そうならないためには、事前に答える内容を決めておくことが必要となります。
※はじめは緊張すると思いますが、数をこなすとだんだん慣れていきます。
では、どのような「準備」をすれば良いのでしょうか。それは「進捗率と完了見込みを定量的に管理する」ということです。
「定量的」という言葉を初めて聞く人は、以下を参考にしてください。
物事の様子または変化などを数字に直して分析するさまを意味する語。対義語としては「定性的」が挙げられ、物事の数字では表せない性質に着目して分析するさまを意味する。
「定量的」というのは「数字に直す」こと、つまり進捗率であれば「50%」など、完了見込みであれば具体的な日付などに直すということです。
ここで「50%」などの数字は、どのように決めればいいのかと疑問に思った方はセンスが良いです。
「50%」などの数字は、その値を計算する上でベースとなる指標を決めておくことが大事になります。この指標というのは仕事の特性に合わせて決めるものなので、一概にこれが良いというものはありません。
例えば、「資料を読む」と仕事であれば、「ページ数」が指標となり得ると思います。
合計100ページの資料で、現在50ページまで進んでいれば進捗率50%となりますよね？
難しく考える必要はなく、シンプルに表すことができるものを選ぶと良いです。
この例でさらに付け加えると、50%読むのに3日かかったのだとしたら、残り50%を読んで、資料を読み終えるのに「あと3日」かかると予測できます。これを完了見込みの日付に変換してあげれば良いです。
もしかしたら、完了見込みを答える際に、その日まで終わらなかったらどうしようといった不安を感じることがあるかもしれません。
そう思ってしまうのも無理はありません。しかし、あくまで見込みなので、少しずれても問題にならないので、心配する必要はありません。
上司側が知りたいのは、次の仕事を振るタイミングなのです。上司も仕事を抱えている中で、あなたに次に振る仕事をどれにしようか、と計画して準備しているのです。それをスムーズに進められるように情報を与えてあげると、上司からの評価が高まります。
- 自分の仕事の進捗率と完了見込みを把握(管理)しておく。
- 進捗率や完了見込みは、何らかの指標をベースにして定量的に計算する。
上の例で挙げた「資料を読む」という仕事のうまい進め方は、以下の記事に記載しています。良ければ目を通してみてください。
やり直しを防ぐ効率の良いおすすめの仕事術(応用編)
応用編といっても、別に特別難しいわけではありません。
最初に任されるような小さな仕事から、もう少し大きな仕事になった場合に使える仕事術を紹介します。基礎編がベースになっていますので、基礎編をしっかりマスターしてから取り組むようにしてくださいね。
step3：仕事をいくつかの作業に分割して管理する
「資料を読む」というような単純な作業の次は、もう少し大きな仕事を任されるようになるかと思います。
例えば、新人ITエンジニアであれば「テスト(検証)」などでしょうか。
「テスト(検証)」のように、少し抽象度が高くなった仕事の場合、いくつかの具体的な作業に分割すると良いです。例えば、以下のような作業に分割できます。
- テスト仕様(検証仕様)の理解 ※「資料を読む」に該当します。
- テスト(検証)の実施
- テスト(検証)結果の記録
- バグ(不具合)の報告
それぞれ全然違う作業をやる必要がありパニックになってしまうかもしれませんが、心配ありません。ここでstep1およびstep2で行った管理を作業毎に行うのがポイントとなります。
単純に「作業の数が増えただけ」と気楽に構えてください。
個別の作業のやり方は新しい作業が出てくるたびに学ぶ必要がありますが、使える仕事術は全く変わりません。冷静に落ち着いて、1つずつこなしていけるようになりましょう。
- 抽象度の高い仕事を、具体的な作業に分割する。
- 分割した作業毎に、step1/step2の仕事術を適用する。
参考：経験年数が増えると仕事はどう変わるのか？
社会人経験が増えてくると、やるべき仕事が変わっていくかと思います。もしかしたら、仕事術も新しいものを身につけなければいけないと思って、不安になることもあるかもしれません。
しかし、本記事(本ブログ)で紹介している仕事術は、基本的にずっと使っていくことが出来ます。
例えば、step1で紹介した仕事術については以下のように応用できます。
step2で紹介した仕事術については以下のように応用できます。
基本をおさえておけば、色々な場面で応用がききますので、まずは基礎編をしっかり身につけましょう。
まとめ
「やり直し」を防ぎ、メンタルを守る仕事術を紹介しました。
- step1：目的(ゴール)と期日を確認する。
- step2：進捗率と完了見込みを定量的に管理する。
- step3：仕事をいくつかの作業に分割して管理する。
最後に
仕事をうまくこなすためには仕事術も大事ですが、身だしなみも大事です。第1印象で上司に嫌われてしまっては、仕事がやりにくくなってしまいますからね。
ITエンジニアの身だしなみについては、以下の記事に記載しています。短い記事なので、あまり時間をかけずに確認できます。参考にどうぞ。
よくあるご質問
仕事のやり直しを防ぐには？
最初に目的を確認することが重要です。
その際に上司とゴール(何ができたら終了か)を共有しておくのがポイントです。
効率の良く仕事をするには？
「やり直し」を減らすことです。
そのためには、「目的」の確認を行い、やるべき作業を明確にすることが重要です。
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